1. Wie zijn wij?
MailBelly is een dienst van 1Company, gevestigd te Nederland.
- KvK-nummer: 30228720
- BTW-nummer: NL001919324B14
- E-mail: privacy@mailbelly.com
1Company is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij verwerken voor het aanbieden van onze dienst. Voor de verwerking van e-mailberichten van eindgebruikers van onze klanten treedt 1Company op als verwerker (zie onze Verwerkersovereenkomst).
2. Welke gegevens verwerken wij?
2.1 Accountgegevens
- Naam, e-mailadres
- Bedrijfsnaam (optioneel)
- Wachtwoord (gehasht opgeslagen)
- Betalingsgegevens (verwerkt door Stripe, niet door ons opgeslagen)
2.2 E-mailberichten
- Inkomende e-mails op de geconfigureerde domeinen van de Klant
- Uitgaande e-mails verstuurd via de Dienst
- Metadata: afzender, ontvanger, onderwerp, tijdstip
- Bijlagen
2.3 Gebruiksgegevens
- Aantal verwerkte berichten en AI-antwoorden
- Inlogmomenten
- Functionele cookies voor sessie-beheer
3. Doeleinden van verwerking
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Levering van de Dienst | Uitvoering overeenkomst (art. 6.1b) |
| Facturering en boekhouding | Wettelijke verplichting (art. 6.1c) |
| AI-verwerking van e-mails | Uitvoering overeenkomst (art. 6.1b) |
| Beveiligingsmonitoring | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1f) |
| Klantenservice | Uitvoering overeenkomst (art. 6.1b) |
4. AI-verwerking
Wanneer de Klant AI auto-reply activeert, worden inkomende e-mails verwerkt door OpenAI (GPT-modellen) om automatische antwoorden te genereren. Hierbij geldt:
- Alleen de e-mailinhoud en kennisbankartikelen worden naar OpenAI gestuurd.
- OpenAI slaat geen klantdata op en gebruikt deze niet voor training (conform hun Data Processing Agreement).
- De Klant kan AI op elk moment uitschakelen via de instellingen.
- De Klant is verantwoordelijk voor het informeren van zijn/haar correspondenten over AI-gebruik.
5. Delen met derden
Wij delen persoonsgegevens alleen met de volgende partijen, uitsluitend voor het leveren van de Dienst:
| Partij | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Neon (database) | Opslag van gegevens | EU (Frankfurt) |
| Vercel (hosting) | Hosting van de applicatie | EU/VS |
| SMTP2GO (e-mail) | Verzending van uitgaande e-mail | Nieuw-Zeeland |
| OpenAI (AI) | AI-verwerking van e-mails | VS |
| Stripe (betaling) | Betalingsverwerking | VS |
Met alle sub-verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Voor doorgifte buiten de EU/EER hanteren wij Standard Contractual Clauses (SCC's) of een adequaatheidsbesluit.
6. Bewaartermijnen
- Accountgegevens: zolang het account actief is + 30 dagen na opzegging.
- E-mailberichten: zolang het account actief is. Na opzegging worden alle berichten binnen 30 dagen verwijderd.
- Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
- Logbestanden: maximaal 90 dagen.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- Versleutelde verbindingen (TLS/SSL)
- Gehashte wachtwoorden (bcrypt)
- Firewall en fail2ban op serverinfrastructuur
- Regelmatige beveiligingsaudits
- Toegangsbeperking op basis van rollen
8. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
- Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
- Rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens.
- Beperking: u kunt verzoeken om beperking van de verwerking.
- Dataportabiliteit: u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.
- Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Neem contact op via privacy@mailbelly.com. Wij reageren binnen 30 dagen.
9. Cookies
Zie ons Cookiebeleid voor informatie over het gebruik van cookies.
10. Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
11. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u per e-mail.